Privacybeleid

Algemeen

Als woningcorporatie ontkomen wij er niet aan om gegevens van onze huurders te verwerken. Provides neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

1. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we de gegevens niet verder anders gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
2. Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.
3. Wij houden ons strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met uw gegevens.

Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Provides heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:

• Huur en verhuur: u kunt hierbij denken aan het uitvoeren van de huurovereenkomst, het berekenen en vastleggen van inkomsten, het innen van huren (inclusief het uit handen geven van achterstanden), onderhoud en reparatie, het behandelen van geschillen en de controle door de accountants;
• Koop en verkoop: u kunt hierbij denken aan het uitvoeren van de koop- of verkoopovereenkomst, het berekenen en vastleggen van inkomsten, het innen van verkoopprijs, het behandelen van geschillen en de controle door de accountants;
• Sociaal beheer: hierbij kunt u denken aan het opslaan en delen van de noodzakelijke persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt te bestrijden en om de leefbaarheid in de buurt te verbeteren;
• De uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
• Archiefbestemming: persoonsgegevens voor het archiefbeheer, wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek;
• Documentenbeheer: verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering;
• Videocameratoezicht: in het kader van de beveiliging, met behulp van duidelijk zichtbare videocamera’s, van personen, gebouwen, terreinen en zaken;
• Overig intern beheer: persoonsgegevens die noodzakelijkheid om de woningcorporatie goed te runnen.

Bent u geïnteresseerd in een woning en schrijft u zich in als woningzoekende, dan hebben wij de volgende persoonsgegevens van u nodig: naam, adres, woonplaats, postcode, huisnummer, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, gezinssamenstelling, urgentieverklaringen, jaaropgave of andere gegevens waarmee uw inkomen kan worden vastgesteld.

Wanneer u huurder van ons wordt hebben wij van u de volgende persoonsgegevens nodig: naam, adres, woonplaats, postcode, huisnummer, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, titulatuur, bankrekeningnummer, jaaropgave of andere gegevens waarmee uw inkomen kan worden vastgesteld.

Website

Provides verzamelt en gebruikt uw persoonlijke gegevens op de website in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren.

Provides verwerkt op haar websites de volgende gegevens van u:

• inloggegevens voor het inloggen op MijnProvides;
• registratienaam, -code, e-mailadres, wachtwoord ten behoeve van het aanmaken van een MijnProvides-account;
• aanhef, naam, e-mailadres, telefoonnummer voor het op onze website geplaatste contactformulier;
• analyse van surf- en klikgedrag ten behoeve van het verbeteren van onze website.

Derden

Provides verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden of aan derde partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij de bovenstaande werkzaamheden.

Dit is bijvoorbeeld het geval voor het doorgeven van uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres aan een aannemer voor het uitvoeren van een reparatie.

Bij huurachterstanden kunnen wij uw naam, adres, woonplaats, telefoonnum-mer, e-mailadres, de hoogte van uw huurachterstand, rekeningnummer, open-staande facturen doorgeven aan een deurwaarder ten behoeve van incasso.

Wij maken gebruik van de signaleringsmodule van WoningNet. Hierin worden huurders geregistreerd die een ernstige vorm van ongewenst huurdersgedrag hebben vertoond. Dit doen wij met toestemming van de Autoriteit persoonsgegevens. Een signalering betekent een tijdelijke uitsluiting van het aanbod van sociale huurwoningen in de regio Utrecht. Meer informatie vindt u op de website van WoningNet.

Provides heeft maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

Provides is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

Provides kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. De gegevensuitwis-seling vindt binnen de wettelijke kaders plaats en zal niet meer persoonsgege-vens omvatten dan strikt noodzakelijk is. Provides heeft samenwerkingsverban-den met: politie, gemeente, Werk en inkomen Lekstroom (WIL), jeugdteams, sociale teams en andere hulpverleners.

In alle andere gevallen vragen we u om toestemming, die toestemming mag u altijd weigeren of intrekken.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd.

Onze medewerkers zijn geheimhouding van uw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek. Deze regels gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Bewaartermijnen 

Provides bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de soort gegevens.

Wanneer de termijnen verstreken zijn worden uw gegevens automatisch vernietigd. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze

gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van natuurlijk verloop.

Uw rechten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze Privacy Functionaris, via privacy@provides.nl. U heeft daarnaast altijd de volgende rechten:

Recht op inzage en afschrift

U heeft het recht de eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze gegevens worden gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin betrokkene inzage wenst, dan worden deze gegevens afgeschermd.

Recht op correctie

U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Recht op verwijdering

U heeft het recht om Provides te verzoeken gegevens van u te verwijderen. Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:

1.       de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;

2.       de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;

3.       u uw toestemming intrekt (indien de verwerking hierop is gebaseerd).

Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht op dataportabiliteit, ook wel overdraagbaarheid van de gegevens genoemd. Dat wil zeggen dat u kunt verzoeken om uw persoonsgegevens in een gestructureerd en gangbaar digitaal formaat te ontvangen. Dat kan in geval de gegevens:

1.       de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;

2.       de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;

Recht op bezwaar

U heeft het recht zich bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking of verstrekking aan een bepaalde ontvanger. Daartoe moet u (zwaarwegende) persoonlijke omstandigheden aanvoeren.

Recht van beperking

U heeft het recht de beperking van de verwerking te verkrijgen in onder andere de volgende gevallen:

1.       De juistheid van gegevens wordt door u betwist;

2.       De verwerking is onrechtmatig en u wenst deze alsnog te behouden;

3.       Wij hebben de gegevens niet langer nodig, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering; of

4.       Uw bezwaar tegen een verwerking is bij ons in behandeling. Wij behandelen uw aanvraag binnen vier weken.